கொள்முதல் ஆர்டர் மேலாண்மை

SimpleBillBook-இல் கொள்முதல் ஆர்டர்கள் (POகள்), உண்மையான கொள்முதலுக்கு முன்னர் விற்பனையாளர்களிடமிருந்து பொருட்கள் அல்லது சேவைகளை முறையாகக் கோர உங்களை அனுமதிக்கின்றன. இது திட்டமிடல், பட்ஜெட் தயாரிப்பு மற்றும் கொள்முதல் கோரிக்கைகளின் சரியான ஆவணப்படுத்தலை உறுதி செய்கிறது.

கொள்முதல் ஆர்டர்களின் கண்ணோட்டம்

கொள்முதல் ஆர்டர்கள் உங்கள் வணிகத்திற்கும் விற்பனையாளர்களுக்கும் இடையிலான முறையான ஒப்பந்தங்களாக செயல்படுகின்றன:

• உங்களுக்கு என்ன பொருட்கள்/சேவைகள் தேவை
• அளவுகள் மற்றும் விலைகள்
• விநியோக தேதிகள் மற்றும் விதிமுறைகள்
• கட்டண நிபந்தனைகள்

கொள்முதல் ஆர்டர்களைப் பார்ப்பது

அனைத்து கொள்முதல் ஆர்டர்களையும் பார்க்க:

1. முதன்மை பக்கப்பட்டியிலிருந்து கொள்முதல் நிர்வகி → கொள்முதல் ஆர்டர் என்பதற்கு செல்லவும்
2. அனைத்து கொள்முதல் ஆர்டர்களையும் அவற்றின் தற்போதைய நிலையுடன் பட்டியலிடும் அட்டவணை காண்பிக்கப்படும்

படம் 1: நிலை மற்றும் விவரங்களுடன் கூடிய அனைத்து POக்களையும் காட்டும் கொள்முதல் ஆர்டர்கள் பட்டியல்

கொள்முதல் ஆர்டர் அட்டவணை நெடுவரிசைகள்:

ஆர்டர் தகவல்கள்:

• கொள்முதல் ஆர்டர்: தனித்துவமான PO எண் (எ.கா., PO1000)
• ஆர்டர் தேதி: PO உருவாக்கப்பட்ட தேதி
• விற்பனையாளர்: விற்பனையாளர் பெயர்
• அளவு: ஆர்டர் செய்யப்பட்ட பொருட்களின் மொத்த அளவு

நிதி மற்றும் விநியோக விவரங்கள்:

• மொத்தம்: மொத்த ஆர்டர் மதிப்பு
• விநியோக தேதி: எதிர்பார்க்கப்படும் விநியோக தேதி
• உருவாக்கியவர்: POவை உருவாக்கிய பயனர்
• நிலை: தற்போதைய நிலை (வரைவு, அனுப்பப்பட்டது, அங்கீகரிக்கப்பட்டது, பெறப்பட்டது, ரத்து செய்யப்பட்டது)

கிடைக்கும் முக்கிய நடவடிக்கைகள்:

• கொள்முதல் ஆர்டர் உருவாக்கு: புதிய POவைத் தொடங்கவும்
• அமைப்புகள்: PO எண்ணிடுதல் மற்றும் விதிமுறைகளை உள்ளமைக்கவும்
• தேட தட்டச்சு செய்க: இருக்கும் POக்களை வடிகட்ட/தேடவும்
• தொகு/பார்: எந்த POவையும் தொகுக்க அல்லது விவரங்களைப் பார்க்க கிளிக் செய்யவும்

புதிய கொள்முதல் ஆர்டரை உருவாக்குதல்

படி 1: PO உருவாக்கத்தை அணுகுதல்

POக்கள் பட்டியல் பக்கத்திலிருந்து கொள்முதல் ஆர்டர் உருவாக்கு என்பதை கிளிக் செய்யவும்.

படி 2: கொள்முதல் ஆர்டர் விவரங்களை நிரப்புதல்

படம் 2: புதிய கொள்முதல் ஆர்டர்களை உருவாக்குவதற்கான படிவம்

தலைப்புத் தகவல்கள்:

• விற்பனையாளர்*: கீழ்தோன்றும் பட்டியலிலிருந்து விற்பனையாளரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (கட்டாயம்)
• கொள்முதல் ஆர்டர் தேதி: தற்போதைய தேதியுடன் தானாக நிரப்பப்படும் (தொகுக்கக்கூடியது)
• விநியோக தேதி: விற்பனையாளரிடமிருந்து எதிர்பார்க்கப்படும் விநியோக தேதி
• PO எண்: அமைப்புகளின் அடிப்படையில் தானாக உருவாக்கப்படும் (எ.கா., PO 1000)
• நிலை: இயல்பாக "வரைவு" (மாற்றலாம்: "அனுப்பப்பட்டது" அல்லது "அங்கீகரிக்கப்பட்டது")

பொருள் தேர்வு:

1. ஆர்டரில் பொருட்களைச் சேர்க்க + உருப்படி சேர் என்பதை கிளிக் செய்யவும்
2. கீழ்தோன்றும் பட்டியலிலிருந்து பொருளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
3. அளவு, அலகு விலை மற்றும் பொருள் சார்ந்த குறிப்புகளை உள்ளிடவும்
4. தேவையான பல பொருட்களைச் சேர்க்கவும்

நிதி சுருக்கம்:

• தொகை: வரிக்கு முன்னரான அனைத்து பொருட்களின் மதிப்புகளின் கூட்டுத்தொகை
• வரி அளவு: வரி அமைப்புகளின் அடிப்படையில் கணக்கிடப்பட்ட வரி
• மொத்தம்: வரிகள் உட்பட இறுதித் தொகை

படி 3: கொள்முதல் ஆர்டரை சேமித்தல்

• வரைவாக சேமி: பின்னர் தொகுப்பதற்காக சேமிக்கவும்
• விற்பனையாளருக்கு அனுப்பு: அனுப்பப்பட்டதாகக் குறித்து, விற்பனையாளருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பவும்
• அங்கீகரி: செயலாக்கத்திற்காக அங்கீகரிக்கப்பட்டதாகக் குறிக்கவும்

கொள்முதல் ஆர்டர் அமைப்புகள்

PO அமைப்புகளை அணுகுதல்

கொள்முதல் ஆர்டர்கள் பக்கத்திலிருந்து, PO இயல்புநிலைகளை உள்ளமைக்க அமைப்புகள் என்பதை கிளிக் செய்யவும்.

படம் 3: கொள்முதல் ஆர்டர்களுக்கான உள்ளமைவு அமைப்புகள்

உள்ளமைக்கக்கூடிய அமைப்புகள்:

எண்ணிடுதல் முறை:

• கொள்முதல் ஆர்டர் முன்னொட்டு: தனிப்பயன் முன்னொட்டு (இயல்புநிலை: "PO")
• தொடக்க எண்*: தொடக்க வரிசை எண் (கட்டாயம்)
• கடைசியாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட எண்: கடைசியாக உருவாக்கப்பட்ட எண்ணை முறைமை கண்காணிக்கும்
• அடுத்த கொள்முதல் ஆர்டர் எண்: அடுத்த தானியங்கி எண்ணின் முன்னோட்டம்

விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள்:

• இயல்புநிலை விதிமுறைகள்: நிலையான விதிமுறைகளை உள்ளிடவும் (ஒரு வரிக்கு ஒன்று)
• கட்டண விதிமுறைகள்: இயல்புநிலை கட்டண நிபந்தனைகள்
• விநியோக விதிமுறைகள்: நிலையான விநியோக எதிர்பார்ப்புகள்

பிற அமைப்புகள்:

• இயல்புநிலை நிலை: புதிய POக்களுக்கான ஆரம்ப நிலை
• மின்னஞ்சல் வார்ப்புருக்கள்: தானியங்கி மின்னஞ்சல் அறிவிப்புகளை உள்ளமைக்கவும்
• அங்கீகார பணிப்பாய்வு: அங்கீகாரத் தேவைகளை அமைக்கவும்

அமைப்புகளை சேமித்தல்:

• மாற்றங்களைப் பயன்படுத்த அமைப்புகளை சேமி என்பதை கிளிக் செய்யவும்
• மாற்றங்களை நிராகரிக்க ரத்து என்பதைப் பயன்படுத்தவும்
• அமைப்புகள் எதிர்கால கொள்முதல் ஆர்டர்கள் அனைத்தையும் பாதிக்கும்

கொள்முதல் ஆர்டர் பணிப்பாய்வு

பொதுவான PO வாழ்க்கைச் சுழற்சி:

1. வரைவு நிலை (நிலை: வரைவு)

• PO உருவாக்கப்பட்டது ஆனால் இன்னும் இறுதி செய்யப்படவில்லை
• தொகுக்கவும் மாற்றவும் முடியும்
• விற்பனையாளருக்கு தெரியாது

2. அங்கீகார நிலை (நிலை: அனுப்பப்பட்டது/அங்கீகரிக்கப்பட்டது)

• மேற்கோள்/உறுதிப்பாட்டிற்காக விற்பனையாளருக்கு அனுப்பப்பட்டது
• உள் அங்கீகாரங்கள் தேவைப்படலாம்
• விற்பனையாளர் ஏற்கலாம் அல்லது மாற்றங்களை முன்மொழியலாம்

3. செயலாக்க நிலை (நிலை: செயலாக்கத்தில்)

• விற்பனையாளர் ஆர்டரை உறுதிசெய்து செயலாக்குகிறார்
• பொருட்கள் ஏற்றுமதிக்குத் தயாரிக்கப்படுகின்றன
• விநியோகம் திட்டமிடப்பட்டுள்ளது

4. விநியோக நிலை (நிலை: பகுதியாகப் பெறப்பட்டது/பெறப்பட்டது)

• பொருட்கள் விற்பனையாளரிடமிருந்து பெறப்பட்டன
• அளவு சரிபார்ப்பு செய்யப்படுகிறது
• தரச் சோதனைகள் நடத்தப்படுகின்றன

5. நிறைவு நிலை (நிலை: முடிந்தது/மூடப்பட்டது)

• அனைத்து பொருட்களும் பெறப்பட்டு ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டன
• கொள்முதல் பதிவாக மாற்றப்பட்டது
• கட்டணச் செயலாக்கத்திற்குத் தயார்

6. ரத்து (நிலை: ரத்து செய்யப்பட்டது)

• நிறைவேற்றத்திற்கு முன் ஆர்டர் ரத்து செய்யப்பட்டது
• காரணங்கள் ஆவணப்படுத்தப்பட்டன
• விற்பனையாளருக்கு அறிவிக்கப்பட்டது

கொள்முதல் ஆர்டர் மேலாண்மைக்கான சிறந்த நடைமுறைகள்

பயனுள்ள POக்களை உருவாக்குதல்:

1. தெளிவான விளக்கங்கள்: குறிப்பிட்ட பொருள் பெயர்கள் மற்றும் குறியீடுகளைப் பயன்படுத்தவும்
2. துல்லியமான அளவுகள்: ஆர்டர் அளவுகளை இருமுறை சரிபார்க்கவும்
3. யதார்த்தமான தேதிகள்: அடையக்கூடிய விநியோக காலவரிசைகளை அமைக்கவும்
4. முழுமையான தகவல்கள்: தேவையான அனைத்து விற்பனையாளர் விவரங்களையும் சேர்க்கவும்
5. விதிமுறைகளின் தெளிவு: கட்டணம் மற்றும் விநியோக விதிமுறைகளை வெளிப்படையாகக் குறிப்பிடவும்

விற்பனையாளர் தகவல்தொடர்பு:

1. உடனடியாக அனுப்பவும்: அங்கீகரிக்கப்பட்டவுடன் POக்களை விற்பனையாளர்களுக்கு அனுப்பவும்
2. பெறுதலை உறுதிப்படுத்தவும்: விற்பனையாளர் POவைப் பெற்றதை சரிபார்க்கவும்
3. பதில்களைக் கண்காணிக்கவும்: விற்பனையாளர் ஒப்புதல்கள் மற்றும் மேற்கோள்களைக் கண்காணிக்கவும்
4. நிலையை புதுப்பிக்கவும்: செயல்முறை முழுவதும் PO நிலையை தற்போதைய நிலையில் வைக்கவும்

உள் ஒருங்கிணைப்பு:

1. பட்ஜெட் ஒருங்கிணைப்பு: POக்கள் பட்ஜெட் கட்டுப்பாடுகளுக்குள் இருப்பதை உறுதி செய்யவும்
2. துறை அங்கீகாரம்: உள் அங்கீகார பணிப்பாய்வுகளைப் பின்பற்றவும்
3. கையிருப்பு திட்டமிடல்: எதிர்பார்க்கப்படும் விநியோகங்களுக்காக கையிருப்பு குழுவுடன் ஒருங்கிணைக்கவும்
4. பெறுதல் தயாரிப்பு: எதிர்பார்க்கப்படும் ஏற்றுமதிகளுக்காக பெறுதல் துறையைத் தயார்படுத்தவும்

POவை கொள்முதல் பதிவாக மாற்றுதல்

பொருட்கள் பெறப்படும்போது:

1. பட்டியலில் POவைக் கண்டறியவும்
2. "பொருட்களைப் பெறு" அல்லது அதுபோன்ற நடவடிக்கையை கிளிக் செய்யவும்
3. POவுக்கு எதிராகப் பெறப்பட்ட அளவுகளை சரிபார்க்கவும்
4. முறைமை தானாக கொள்முதல் பதிவை உருவாக்கும்
5. PO நிலை "பெறப்பட்டது" அல்லது "முடிந்தது" என புதுப்பிக்கப்படும்

பகுதி ரசீதுகள்:

1. உண்மையில் பெறப்பட்ட அளவுகளைப் பதிவு செய்யவும்
2. பெறப்பட்ட பொருட்களுக்கு மட்டுமே முறைமை கொள்முதல் பதிவை உருவாக்கும்
3. PO மீதமுள்ள இருப்பைக் காட்டும்
4. மீதமுள்ள பொருட்கள் வரும்போது POவை புதுப்பிக்கவும்

பொதுவான சூழ்நிலைகள் மற்றும் தீர்வுகள்

சூழ்நிலை 1: PO அனுப்பப்பட்ட பின் விலை மாற்றங்கள்

தீர்வு:

1. புதுப்பிக்கப்பட்ட விலை நிர்ணயத்திற்காக விற்பனையாளருடன் தொடர்பு கொள்ளவும்
2. குறிப்பிடத்தக்க மாற்றங்கள் இருந்தால் புதிய POவை உருவாக்கவும்
3. அல்லது சரிசெய்யப்பட்ட விலைகளுடன் கொள்முதல் பதிவை உருவாக்கவும்
4. மாற்றங்களுக்கான காரணங்களை ஆவணப்படுத்தவும்

சூழ்நிலை 2: விற்பனையாளரால் சரியான நேரத்தில் விநியோகிக்க முடியவில்லை

தீர்வு:

1. புதிய விநியோக தேதியுடன் POவை புதுப்பிக்கவும்
2. முடிந்தால் பகுதி ஏற்றுமதிகளைக் கருத்தில் கொள்ளவும்
3. அவசரத் தேவைகளுக்கு மாற்று விற்பனையாளர்களை மதிப்பீடு செய்யவும்
4. விற்பனையாளர் செயல்திறன் கண்காணிப்புக்காக தாமதங்களை ஆவணப்படுத்தவும்

சூழ்நிலை 3: பொருட்கள் குறிப்பிட்டபடி இல்லை

தீர்வு:

1. ஒத்துப்போகாத பொருட்களை ஏற்க வேண்டாம்
2. விளக்கத்துடன் விற்பனையாளருக்குத் திருப்பி அனுப்பவும்
3. உண்மையில் பெறப்பட்ட பொருட்களைப் பிரதிபலிக்க POவை புதுப்பிக்கவும்
4. மாற்று அல்லது வரவு கோரிக்கை வைக்கவும்

சூழ்நிலை 4: ஒரு POவுக்கு பல ஏற்றுமதிகள்

தீர்வு:

1. ஒவ்வொரு ஏற்றுமதியும் வரும்போது பெறவும்
2. முறைமை பகுதி ரசீதுகளைக் கண்காணிக்கும்
3. PO ஒட்டுமொத்தமாகப் பெறப்பட்ட அளவுகளைக் காட்டும்
4. அனைத்து பொருட்களும் பெறப்பட்டதும் இறுதி செய்யவும்

பிற தொகுதிகளுடன் ஒருங்கிணைப்பு

விற்பனையாளர் மேலாண்மை:

• PO வரலாறு: ஒவ்வொரு விற்பனையாளருடனுமான அனைத்து POக்களையும் கண்காணிக்கிறது
• செயல்திறன் அளவீடுகள்: விற்பனையாளர் விநியோக நம்பகத்தன்மையை பகுப்பாய்வு செய்கிறது
• செலவு பகுப்பாய்வு: விற்பனையாளர் வாரியாக கொள்முதல் முறைகளைக் கண்காணிக்கிறது

கையிருப்பு மேலாண்மை:

• எதிர்பார்க்கப்படும் கையிருப்பு: POக்கள் எதிர்கால கையிருப்புச் சேர்க்கைகளைக் காட்டுகின்றன
• மறுஆர்டர் திட்டமிடல்: கையிருப்பு நிரப்புதலுக்கான திட்டமிடலுக்கு உதவுகிறது
• பட்ஜெட் முன்கணிப்பு: கையிருப்பு பட்ஜெட் திட்டமிடலுக்கு உதவுகிறது

நிதி திட்டமிடல்:

• பொறுப்பு கண்காணிப்பு: POக்கள் எதிர்கால நிதிப் பொறுப்புகளைக் குறிக்கின்றன
• பணப்புழக்க முன்கணிப்பு: எதிர்கால கட்டணங்களை முன்கணிக்க உதவுகிறது
• பட்ஜெட் கட்டுப்பாடு: உண்மையான vs. திட்டமிடப்பட்ட கொள்முதல்களைக் கண்காணிக்கிறது

கொள்முதல் மேலாண்மை:

• தடையற்ற மாற்றம்: POக்கள் பெறப்பட்டவுடன் கொள்முதல் பதிவுகளாக மாற்றப்படுகின்றன
• ஆவணத் தடம்: முழுமையான கொள்முதல் வரலாற்றைப் பராமரிக்கிறது
• மாறுபாடு பகுப்பாய்வு: PO vs. உண்மையான கொள்முதல் விவரங்களை ஒப்பிடுகிறது

அறிக்கைகள் மற்றும் பகுப்பாய்வு

கிடைக்கும் PO அறிக்கைகள்:

1. திறந்த POக்கள் அறிக்கை: இன்னும் முடிக்கப்படாத அனைத்து POக்கள்
2. PO vs. கொள்முதல் பகுப்பாய்வு: ஆர்டர் செய்யப்பட்ட vs. பெறப்பட்டவற்றை ஒப்பிடுக
3. விற்பனையாளர் செயல்திறன்: விநியோக சரியான நேரம் மற்றும் துல்லியம்
4. துறை வாரியாக செலவு: துறை அல்லது வகை வாரியாக POக்கள்
5. நிலுவையிலுள்ள அங்கீகாரங்கள்: அங்கீகாரத்திற்காகக் காத்திருக்கும் POக்கள்

கண்காணிக்க வேண்டிய முக்கிய அளவீடுகள்:

• PO சுழற்சி நேரம்: உருவாக்கத்திலிருந்து நிறைவு வரை
• விற்பனையாளர் இணக்கம்: PO விதிமுறைகளைக் கடைப்பிடித்தல்
• பட்ஜெட் மாறுபாடு: PO மதிப்பு vs. உண்மையான கொள்முதல் செலவு
• பகுதி விநியோக விகிதம்: பிரிக்கப்பட்ட ஏற்றுமதிகளின் அதிர்வெண்

---